Un organigramma non dovrebbe essere una fotografia da preparare quando qualcuno deve fare una presentazione. Dovrebbe aiutare a rispondere a domande semplici: chi guida questa funzione? A chi riporta questo ruolo? Dove sta una responsabilità? Se per capirlo bisogna interpretare frecce, colori e caselle, il disegno sta aggiungendo complessità invece di toglierla.
Prima di disegnare, decidere a che cosa deve servire
Un organigramma per orientare i dipendenti non ha necessariamente le stesse informazioni di uno usato dalla direzione per ragionare sulla struttura. Il primo può privilegiare chiarezza, ruoli e contatti; il secondo può mettere in evidenza livelli, riporti, posizioni vacanti o ampiezza delle strutture.
Provare a mettere tutto nella stessa vista porta quasi sempre a un compromesso poco leggibile. È più utile avere una fonte dati coerente e, quando serve, produrre viste diverse.
Il ruolo viene prima della persona
La persona può cambiare; il ruolo e la responsabilità organizzativa possono restare. Per questo è utile distinguere chiaramente chi ricopre una posizione dal contenuto della posizione stessa.
Se una responsabilità esiste anche quando la posizione è vacante, cancellare la casella può dare un'informazione sbagliata. Allo stesso modo, titoli molto diversi per persone che svolgono lo stesso lavoro rendono visibile una questione di nomenclatura che vale la pena affrontare.
Una linea dovrebbe dire qualcosa di preciso
La linea principale dell'organigramma dovrebbe rappresentare una relazione chiara, normalmente il riporto manageriale o gerarchico. Relazioni di progetto, coordinamenti funzionali e collaborazioni esistono, ma aggiungerle tutte nello stesso schema può trasformarlo in una ragnatela.
Nelle strutture a matrice la grafica da sola non risolve l'ambiguità. Se due responsabili condividono la gestione di una persona o di un'attività, è utile chiarire anche quali decisioni spettano a chi.
Quanti riporti diretti? Il numero da solo non basta
Guardare quanti riporti diretti ha ogni manager può far emergere strutture molto concentrate o molto frammentate. Non esiste però un numero perfetto valido per ogni funzione.
Complessità del lavoro, autonomia delle persone, esperienza del manager, standardizzazione dei processi e distribuzione geografica cambiano completamente il carico di coordinamento. Il dato serve ad aprire una domanda, non a dare automaticamente un giudizio.
L'organigramma è affidabile solo se viene aggiornato
Se l'organigramma viene modificato manualmente soltanto quando qualcuno se ne ricorda, prima o poi sarà sbagliato. L'aggiornamento dovrebbe seguire gli stessi passaggi con cui si registrano ingressi, uscite, cambi ruolo e cambi responsabile.
È la logica con cui PDF HR collega Rubrica Dipendenti e Organizzazione: le informazioni presenti nella Rubrica diventano la base della vista organizzativa, evitando di ridisegnare ogni volta tutte le caselle.
Checklist finale
- Lo scopo dell'organigramma è chiaro
- Ruolo e persona sono distinguibili
- La linea di riporto principale ha un significato coerente
- Le relazioni a matrice sono spiegate, non solo disegnate
- Le posizioni vacanti sono gestite consapevolmente
- I dati di base hanno un processo di aggiornamento
- La data di aggiornamento è visibile quando il documento viene condiviso